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CSU OFFICE-ERWEITERUNG



1. Einführung

Die CSU Office-Erweiterung fügt ein Menüband (Ribbon) "CSU Haimhausen" zu Microsoft Word, PowerPoint und Outlook hinzu, welches eine einfache und schnelle Erstellung von Inhalten für den CSU Ortsverband Haimhausen ermöglicht. Die angebotenen Vorlagen der CSU Office-Erweiterung bieten eine ideale Möglichkeit an, einen immer wiederkehrenden Erkennungswert und damit ein einheitliches Erscheinungsbild nach außen zu etablieren.

Informationen zur Softwarelizenz finden Sie bitte
hier.

2. Systemvoraussetzungen

Microsoft 365 Apps, Office 2016, 2019, 2021 oder 2024.
Microsoft Windows 10, Windows 11

3. Installation

Die Installation der CSU Office-Erweiterung ist denkbar einfach: nach dem Ausführen der Setup-Datei einfach den Anweisungen folgen. Den Link zum Download
fragt ihr bitte an. Die Installation der CSU Office-Erweiterung kann dann direkt über den erhaltenen Hyperlinks durchgeführt werden.

Hinweis: Die Datei Setup.exe wird ggf. nicht als vertrauenswürdig von Eurem Computer angesehen. Ihr müsst darum Download und Installation explizit mehrmals manuell zulassen.

4. Verwendung

4.1. Word und PowerPoint

Das Ribbon "CSU Haimhausen" der CSU Office-Erweiterung in Word, PowerPoint und Outlook zeigt die zur Verfügung stehenden Vorlagen kategorisiert über DropDown-Auswahlfelder als Vorschau an. Durch einen Klick auf eine betreffende Vorschaugrafik wird auf Basis der damit gewählten Vorlage ein neues Dokument, Präsentation oder E-Mail erstellt. Bleibt man mit dem Mauszeiger über einer Vorschaugrafik stehen, erhält man eine Kurzinformation zur Verwendung der Vorlage eingeblendet. Die Bedienung der eigentlichen Vorlage ist dann selbsterklärend. Man braucht nur die gelb markierten Felder auszufüllen bzw. zu überschreiben.
Lediglich zu beachten: bitte Briefe und Einladungen immer mit einer Signatur versehen (ähnlich wie bei E-Mails) damit sie persönlich für den Betrachter/Leser werden und man am Ende weiß, wer hier eingeladen bzw. geschrieben hat. Für die Signatur bitte Vorname und Nachname anpassen, eine Bezeichnung für die Funktion oder Position im CSU Ortsverband verwenden (z. B. Vorstandsmitglied, Schatzmeister, Schriftführer, etc.) und eine E-Mail-Adresse. Bei den Rufnummern verwendet bitte das internationale Rufnummernformat. Beispiel: <+49> <(Vorwahl ohne führende Null)> <Rufnummer>, wobei Rufnummern optional sind. Wer seine Nummer nicht weitergeben möchte, löscht die Zeilen einfach.

4.2. Seriendruck in Word

Zur Umsetzung von Adressblöcken und Grußzeilen wurden für die Vorlagen in Word
Feldfunktionen verwendet. Diese setzten aus einer verwendeten Datenquelle (z. B. ein Excel-Arbeitsblatt mit Tabellen) zwingend mind. die folgenden Spaltennamen voraus, um einen ordnungsgemäßen Seriendruck durchführen zu können: Anrede, Titel, Nachname, Vorname, Firma, Adresse, PLZ, Ort, E-Mail. Wenn eine Datenquelle verwendet werden soll, die nicht exakt diese Spaltennamen hat, müssen die Feldfunktionen in Word für die verwendete Vorlage manuell angepasst werden.

4.3. Outlook

Das Ribbon "CSU Haimhausen" in Outlook bietet die einfache Möglichkeit eine E-Mail der Besprechungsanfrage im Design der CSU Haimhausen zu erstellen. Bei der Erstellung einer neuen E-Mail muss lediglich die gekennzeichnete Stelle für eine <Anrede> mit einer entsprechenden Anrede des verwendeten Empfängers eingetragen bzw. überschrieben werden. Gleiches gibt für die <Nachricht…> die verfasst werden soll. Der Rest verbleibt sich gleich für eine E-Mail. So muss ein Empfänger in das AN-Feld eingetragen werden, ein Betreff vergeben werden und ggf. das Absenderkonto ausgewählt werden (nur relevant, wenn man mehrere Konten in Outlook verwendet). Bitte auch hier immer eine E-Mail-Signatur am Ende der Nachricht einfügen. Dazu empfiehlt es sich, für das zu verwendende Konto eine Standardsignatur in Outlook einzustellen (Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen). Dann kann man sich diesen Schritt zukünftig sparen. Bei der Erstellung einer neuen Besprechungsanfrage ist das Vorgehen gleich. Einzig für die Online-Besprechung muss der
in der Skype-Anwendung erstellte Besprechungs-Link als Hyperlink für den Text "Hier klicken, um an der Besprechung teilzunehmen" hinterlegt werden (Text markieren > rechter Mausklick > Link > Adresse).

5. Support

Bei der Programmierung von der CSU Office-Erweiterung wurde größte Sorgfalt auf Qualität und Funktionalität gelegt. Vor der Veröffentlichung wurden umfangreiche Tests durchgeführt, um etwaige Fehler abzufangen und zu behandeln. Dennoch gibt es keinen Garant, dass es unter den verschiedensten Konfigurationen und Umgebungen nicht doch einmal zu einem Fehler kommt. Sollte man sich einmal mit einem Fehler konfrontiert sehen, nutzt bitte die Informationen auf dieser Seite, um mir davon zu berichten, damit das Problem in einer nächsten Aktualisierung behoben werden kann. Bitte dabei das Problem so detailliert wie möglich beschreiben. Ein Bildschirmfoto (Screenshoot) des Fehlers und/oder eine schrittweise Beschreibung zur Reproduktion des Problems sind dabei sehr hilfreich. Sollte es Fragen geben, Anregungen, Kritik – einfach eine
E-Mail an mich senden.


Projekte
CSU Office-Erweiterung

© Claus Schiroky.